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データベースシステムの概要
経緯
２００３年より図書管理システムを本格的に運用開始し最初に気づいたことは会員（生徒と保護者）のデータがしっかりと管理されていないという事でした。図書管理システム
が使う会員情報が事務局の持っているものと食い違うことが良くありました。また保護者会でも別途Excel形式でデータを管理しておりこれらのデータの統一化が急務になってきました。事務局が生徒や保護者のデータを使う一番の目的は授業料の引き落としです。子供の数と学年によって各家族の銀行口座から引き落とす額が決まってきます。また保護者会は主に連絡用に使っています。マスターデータを決めてしまえばデータの再入力の手間がなくなり間違えもなくなります。また住所や連絡先が変更になっても変更届けに手間がかかるため保護者はすぐに
届けを提出しない場合もありました。変更届けをオンラインで行う仕組みを作ることにより各人のデータの管理を保護者自身に任せると共に、事務局の作業の軽減
を行いたいと考えました。
システムへのアクセスはWebから行うよう設計しましたので、各保護者は自分の情報を自分で更新する義務を与えると共に、クラス委員、図書委員、保護者会など各委員
は必要である情報にしかアクセス出さないようにしました。
以下にデータベースシステムの開発の経緯を纏めました。
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２００４年より私が理事会として参加したことがきっかけでシステム化に向けての提案を行った
。
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２００４年度にある程度の予算が付き、その秋にシステム設計と開発をソフト開発会社に委託。
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補習校側の要求内容がはっきりしていなかったことと、委託会社での開発工数の読みが正しくなっかった為、開発予定の年度末には出来上がらず一時開発が頓挫した。
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ボランティアのシステム化推進委員を作り、途中まで作り上げたソフトを色々検討した結果、盗聴などのセキュリティーに問題があることが判った。ボランティアのエンジニアの方々により問題点にの修正を行った。
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単純で切り離せるシステムは開発会社に委託し、中心となるシステムはボランティアでの開発を行った。
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２００５年の秋のシステム開始の予定が、ISP（インターネット・サービス・プロバイダー）において新しいサービスの問題を発見
。修正依頼したがなかなか解決せず、結局試行運用開始が２００６年２月になった。
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２００６年４月から本格的な運用開始を行った。
補習校DBシステムとは
当システムの特徴を下に述べます。
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Webを使った会員管理システム
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ユーザーIDを発行することにより会員自ら自分の情報を更新できる
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アクセス権限・アクセス範囲を決め必要な情報を必要な人にだけ提供する
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会員増減、内容の変更のレポートを自動にメールで送付できる
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情報を一元管理することにより正しい情報を把握できる
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保護者会（PTA)やその他の委員の負担軽減
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事務局における業務効率化
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同報送信により緊急時及び平常時におけるスムーズな連絡
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全世界の補習校及びそれに順ずる学校で使用可能
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ソフトはサンフランシスコ日本語補習校に帰属するが一部セキュリティー部分を除いてオープンソース（無料ライセンス）である
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オープンソースにふさわしいPHPとMySQLで開発
このシステムは別途開発した銀行引き落としシステムと連動しており、将来は図書管理システムとも連動させる予定です。
まずシステムへのアクセス権限・範囲はユーザ名によって決まります。（左のログイン画面参照）ユーザ名とパスワードを正しく入力するとその人に与えられたアクセス権限・範囲が決まります。アクセス権限と範囲は次のように決められています。
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アドミニストレーター
パスワードの再設定を含めた全ての情報の変更が可能
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スタッフ
パスワード以外の全ての情報の変更が可能。また各ユーザーのアクセス範囲の設定が可能。
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教員
自分の担任のクラス及びスタッフによって設定されたクラスの家族情報の一部を閲覧可能
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保護者会（PTA)
自分の担当学校又は学年の家庭情報の一部を閲覧可能（配布物の配布及び緊急連絡が目的）
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クラス委員（保護者として）
自分のクラス一覧及び電話番号の閲覧が可能（電話連絡網作成が目的）
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図書委員
自分が担当するクラスのリスト閲覧が可能（図書貸し出し生徒の名前及び名前とクラスの確認が目的）
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一般保護者
自分の情報の閲覧と更新が可能
左のスクリーンイメージの様に一般会員は保護者情報と子供の生徒情報が閲覧及び更新ができます。ユーザーへ対してパスワードを変更し、保護者１のEmailアドレスを入力する様お願いしています。パスワードを忘れた場合
、ユーザーの要請によりパスワードを再設定しそれをそのEmailアドレスへ送付する機能があります。また保護者１と２の名前は自分では変更できませんので事務局へ変更依頼のメールを出
す事になっています。そして赤字で書いてある項目は必須入力なので入力漏れがあると変更保存することはできません。事務局側でボランティア情報を入力することにより仕事が同じ人に集中しないようにしています。（左の一般会員の情報編集を参照）
生徒情報内の住所は基本的に親と同じになりますが、違う住所を入れることもできます。入学日、卒業/転校日は事務局側で入力します。卒業/転校日が
現在より先の日付の場合は卒業/転校予定日として取り扱われステータスは在校生となります。また、図書IDは現在のところ別システムと考え手入力を行わなければなりませんが、将来は当DBと統合しようと考えています。（左の生徒情報の編集を参照）
事務局や教員が見れる情報は一般会員と異なり複数の会員と生徒の情 報が見えます。事務局は全ての情報を見えますが、教員はアクセス範囲をIDごとに細かく設定できます。（左の事務局や教員が見
れる情報を参照）色々な検索方法が指定できます。検索できる項目としては、１．校生/卒業生、２．校舎、３．学年、４．クラス、５．苗字、６．名前、７．転校日、８．入学日、９．変更日があり、これらを組み合わせての検索もでき
ます。
生徒の一覧表示の「兄弟」の欄に兄弟の有無が表示されます。また「配布」欄には一番下の兄弟に「配」のマークが付き、配布物を一家庭に 一つだけ渡すことができます。また今日現在のクラス総数を学校毎に表示し
たり、生徒数も学校ごとに表示することができます。（右参照）その他に印刷フォーム（帳票）の表示機能があるのでこれを使ってコピー＆ペーストで表計算ソフトにデータを移すこともでき
ます。（左の印刷フォーム表示を参照）
このように生徒の一覧表示をした後、各生徒の詳細情報を見ることもできます。各生徒の項目の左にある「i」マークをクリックするとその行が
下に広がり詳細情報を見ることができます。（左の生徒詳細情報を参照）
その他の便利な機能としては
、
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宛名書き：郵送配布の為の封筒の宛名と住所を簡単に印刷
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変更レポート：転出転入又は住所変更のなどのレポートを定期的に作成。一般の会員に変更を任せているのでこの機能があると便利。
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同報送信：教員、クラス委員、保護者会、事務局が同報メール送信が出来る。
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ユーザー名、パスワード発行、送付：新しい会員には宛名印刷を行いそのまま郵送することが出来る
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インフォーメーション・フォームの印刷：全て会員情報を印刷しておけば停電時でも手作業で情報を見れる
日本語サンフランシスコ補習校におけるシステムの一般保護者への簡易マニュアルはここをクリックしてください。
システム化推進においての考慮事項
補習校におけるIT技術を使ったシステム化の難しさは
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企業と違ってお金の投資は嫌われると共に短期しか関われない理事および派遣教員で意思決定がなかなか出来ない。
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予算があっても３年
以上のスパンでプロジェクトを管理する人がいない。
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数年に関わるプロジェクトのボランティアはなかなか受けられない。
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情報漏えいなどの問題を考えるとボランティアの範囲を超えた責任が発生する。
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補習校における特殊ニーズに対応するソフトは
市販ではなかなか存在しない。
理事会、保護者会を巻き込み、また個人の責任の範囲を超えた仕事もしばしばありましたが、
ある程度のリスクを乗り越えてサンフランシスコ日本語補習校ではシステム稼働にこぎ付けました。今後は図書システムとの連携やスムーズな授業料徴収システム、そしてセキュリティー強化などの問題に取り組んで行きたい
と思います。
このソフトの所有権はサンフランシスコ日本語補習校に帰属しますが、ソフトはオープンソース化し、販売目的でなければどの補習校でも使える
様にしました。ただカスタマイズ（各学校にあった修正）や稼働時の設定が簡単ではないのも事実であります。将来は一つの場所や組織で多くの補習校をサポートするシステムが出来ればすばらしいと思
います。 |
